Do wniosku o zasiłek pogrzebowy trzeba dołączyć formularz Z-12, skrócony odpis aktu zgonu, dokumenty potwierdzające pokrewieństwo oraz oryginały rachunków za koszty pogrzebu. Od 1 stycznia 2026 r. świadczenie wynosi 7000 zł, jeśli zgon nastąpił tego dnia lub później.
Jakie dokumenty są potrzebne do zasiłku pogrzebowego?
Podstawowy zestaw dokumentów składa się z:
- wniosku Z-12 o wypłatę zasiłku pogrzebowego,
- skróconego odpisu aktu zgonu,
- oryginałów rachunków lub faktur potwierdzających koszty pogrzebu,
- dokumentów potwierdzających pokrewieństwo lub powinowactwo ze zmarłym, na przykład skróconego odpisu aktu urodzenia albo aktu małżeństwa.
Wniosek Z-12 składa osoba, na którą wystawiono rachunki za pogrzeb. Przy składaniu dokumentów osobiście należy mieć także dokument tożsamości. ZUS może zaakceptować dokument elektroniczny w formie, w jakiej został wystawiony. W przypadku rachunków papierowych do wniosku elektronicznego dołącza się ich skany.
Rachunki co do zasady powinny być złożone w oryginale. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy oryginały przekazano bankowi. Wtedy można dołączyć kopie rachunków potwierdzone przez bank za zgodność z oryginałem.
W zależności od sytuacji ZUS może wymagać także dodatkowych dokumentów, na przykład zaświadczenia o pokryciu części kosztów przez gminę, organizację lub inną instytucję, dokumentu potwierdzającego umieszczenie dziecka w rodzinie zastępczej albo dokumentu urzędowego wyjaśniającego późniejsze złożenie wniosku.
Jak złożyć dokumenty w ZUS?
Wniosek można przekazać osobiście, pocztą, przez PUE/eZUS albo za pośrednictwem upoważnionego zakładu pogrzebowego. Różnice dotyczą głównie sposobu potwierdzenia tożsamości oraz formy załączników:
| Metoda | Wymagane dokumenty | Uwagi |
|---|---|---|
| Osobiście w ZUS | Z-12, akt zgonu, rachunki, dokumenty pokrewieństwa, dokument tożsamości | Oryginały rachunków można okazać w placówce. Dokumenty składa się w dowolnej terenowej jednostce ZUS. |
| Pocztą | Z-12, odpis aktu zgonu, rachunki, dokumenty pokrewieństwa oraz wymagane zaświadczenia | Oryginały rachunków należy wysłać, chyba że zostały złożone w banku. Wtedy dołącza się kopie potwierdzone przez bank. |
| Przez PUE/eZUS | Elektroniczny formularz Z-12 i skany dokumentów papierowych lub dokumenty elektroniczne | Wniosek trzeba podpisać profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, profilem PUE/eZUS albo e-dowodem. ZUS może poprosić o okazanie oryginałów. |
| Przez zakład pogrzebowy | Podpisany Z-12, rachunki, akt zgonu i pozostałe dokumenty wymagane w danej sytuacji | Zakład musi zostać upoważniony do przekazania dokumentów i odbioru całości lub części świadczenia. We wniosku należy podać jego NIP i REGON. |
Jeżeli koszty pokryło kilka osób lub podmiotów, zasiłek może zostać podzielony proporcjonalnie do poniesionych wydatków. Przy składaniu elektronicznym warto zachować oryginały rachunków do czasu zakończenia postępowania.
Jakie koszty pogrzebu można rozliczyć?
ZUS uwzględnia wydatki, które są bezpośrednio związane z organizacją pochówku. Należą do nich w szczególności:
- trumna albo urna,
- transport i przewóz osoby zmarłej,
- przygotowanie ciała do pochówku,
- opłaty cmentarne, w tym opłata za miejsce pochówku,
- udokumentowane koszty ceremonii, na przykład oprawa muzyczna lub posługa religijna.
Same rachunki za kwiaty, nagrobek, stypę lub konsolację nie potwierdzają kosztów koniecznych do zorganizowania pogrzebu i co do zasady nie są uwzględniane przy ustalaniu świadczenia.
Ile wynosi zasiłek i kiedy złożyć wniosek?
Kwota świadczenia zależy od daty zgonu, a nie od dnia złożenia wniosku. Za osobę, która zmarła od 1 stycznia 2026 r., zasiłek pogrzebowy wynosi 7000 zł. Jeżeli zgon nastąpił do 31 grudnia 2025 r., zastosowanie ma wcześniejsza kwota 4000 zł, nawet gdy dokumenty zostaną złożone już w 2026 r.
Członek rodziny może otrzymać pełną kwotę ryczałtu, niezależnie od faktycznie poniesionych kosztów pogrzebu. Do członków rodziny zalicza się między innymi małżonka, rodziców, dzieci, rodzeństwo, dziadków i wnuki. Osoba obca, pracodawca, gmina, powiat, dom pomocy społecznej albo osoba prawna kościoła otrzyma zwrot udokumentowanych wydatków, jednak nie więcej niż obowiązujący limit 7000 zł.
Wniosek należy złożyć w ciągu 12 miesięcy od dnia śmierci. Jeżeli złożenie dokumentów było niemożliwe z przyczyn niezależnych od wnioskodawcy, na przykład z powodu późniejszego odnalezienia lub identyfikacji zwłok, termin liczy się przez 12 miesięcy od dnia pogrzebu. Do dokumentów trzeba wtedy dołączyć zaświadczenie Policji, prokuratury lub inny dokument urzędowy potwierdzający przyczynę opóźnienia.
ZUS wypłaca świadczenie nie później niż w ciągu 14 dni od wyjaśnienia ostatniej okoliczności potrzebnej do potwierdzenia prawa do zasiłku.
Artykuł ma charakter informacyjny. W indywidualnej sprawie zakres wymaganych dokumentów może zależeć od sytuacji osoby zmarłej i wnioskodawcy.
