W środowisku operacyjnym centrów usług wspólnych, coraz większą rolę odgrywają technologie zapewniające przejrzystość procesów, zwiększenie efektywności i lepsze zarządzanie danymi.
Poznaj kluczowe rozwiązania technologiczne, które mogą znacząco usprawnić działalność takich jednostek, począwszy od analityki, przez automatyzację, aż po wsparcie strategiczne.
Zaawansowana analityka i wizualizacja danych
Technologie analityczne umożliwiają jednostkom wspierającym centra usług wspólnych zyskanie przewagi konkurencyjnej poprzez wgląd w KPI, monitoring wydajności i identyfikację słabych ogniw.
Dzięki temu centra usług wspólnych mogą działać w sposób bardziej świadomy, zarówno pod względem operacyjnym, jak i strategicznym. Przykładowo, w obszarze finansów centrów usług wspólnych można analizować: wolumen skanowanych i zaksięgowanych faktur, terminowość płatności, jakość księgowań, poziom pracy przypadającej na etat (FTE).
Automatyzacja procesów i robotyzacja (RPA)
Jednym z najbardziej widocznych trendów w obszarze centrów usług wspólnych jest automatyzacja procesów biznesowych, w tym wdrożenie robotów programowych (RPA) oraz hiperautomatyzacji. Jak podkreślono w analizie rynku centrów Shared Services Center, technologia RPA może być stosowana w wielu branżach z powtarzalnymi procesami, co przekłada się na skrócenie czasu ich wykonania, redukcję błędów oraz niższe koszty operacyjne.
Dla centrów usług wspólnych znaczenie ma nie tylko sam „robot”, ale również odpowiednie przygotowanie procesów pod automatyzację, wypracowanie roadmapy, wybór właściwych narzędzi i zarządzanie zmianą w organizacji.
Chmura obliczeniowa, współpraca zdalna i skalowalność
W dobie modelu pracy hybrydowej i globalizacji jednostek operacyjnych centra usług wspólnych coraz bardziej zwracają się w kierunku rozwiązań chmurowych. Technologia chmury zapewnia elastyczność, skalowalność oraz dostęp do danych z dowolnego miejsca, co jest kluczowe w modelach rozproszonych i wielolokalizacyjnych.
Ponadto, modele chmurowe ułatwiają łączenie danych z różnych źródeł, wzmacniają współpracę między zespołami i wspierają centralizację procesów, co przekłada się na poprawę jakości obsługi, m.in. poprzez dostęp do jednolitej platformy operacyjnej.
Integracja danych i jakość informacji
Dla jednostek typu SSC istotnym wyzwaniem jest nie tylko automatyzacja i analityka, ale także integracja i konsolidacja danych z wielu systemów, tj. ERP, systemów skanujących i OCR, HR, rejestrów czasu pracy itp.
Poprawa jakości danych, poprzez wykrywanie i korygowanie błędów w bazach, eliminację podwójnych zapisów czy weryfikację kontrahentów, prowadzi do redukcji ryzyka operacyjnego i kosztów związanych z błędami.
Wdrożenie mechanizmów data governance, standaryzacja danych oraz budowa wspólnego repozytorium danych operacyjnych i analitycznych staje się kluczowym warunkiem skutecznego działania SSC.
Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe jako wsparcie decyzji
Coraz częściej centra usług wspólnych wychodzą poza standardowe narzędzia automatyzacji i analityki, sięgając po technologie oparte na sztucznej inteligencji (AI) i uczeniu maszynowym (ML). Zastosowanie predykcji, analizy wzorców czy wirtualnych asystentów pozwala na przejście od reakcji do proaktywności w zarządzaniu operacjami.
Implementacja AI w SSC może obejmować m.in. inteligentne przetwarzanie dokumentów, analitykę zamówień i płatności, wykrywanie anomalii i wspieranie decyzji menedżerskich. Dzięki temu centra usług mogą zwiększyć skalowalność, poprawić jakość usług i lepiej reagować na potrzeby biznesowe.
Podejście strategiczne: centrum kompetencji i ciągłe doskonalenie
Technologie same w sobie nie gwarantują sukcesu, ponieważ kluczowe jest podejście organizacyjne i strategiczne. Centra usług wspólnych coraz częściej stają się również centrami kompetencji, które nie tylko realizują operacje, ale także dostarczają wiedzę i kompetencje w obszarach analityki i doskonalenia procesów. W tym kontekście warto wskazać na następujące elementy:
-
Standaryzacja i harmonizacja procesów operacyjnych – aby stworzyć podstawę pod automatyzację i analitykę.
-
Budowanie kompetencji cyfrowych w zespole – tak, by technologia stała się narzędziem, a nie tylko infrastrukturą.
-
Wdrażanie programów CI/LEAN wspieranych danymi – analityka i automatyzacja stanowią fundament doskonalenia.
-
Model operacyjny scalable i elastyczny – z możliwością rozszerzania działalności i adaptacji do zmiennych warunków rynkowych.
Podsumowanie
Wdrożenie tych rozwiązań, przy jednoczesnym podejściu strategicznym i organizacyjnym, pozwala nie tylko na redukcję kosztów i zwiększenie wydajności, ale także na transformację SSC w centrum kompetencji i wartości. W efekcie, centrum usług wspólnych może stać się kluczowym narzędziem wspierającym rozwój całej organizacji.
Artykuł sponsorowany
